Январь - Создаем архив в учреждении общего среднего образования

Журнал «Директор школы, гимназии, лицея» №1 (85) январь 2019

Автор: Людмила ШЕРСНЕВА, юрист

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях1 (далее — Инструкция № 4) и Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций2 (далее — Правила № 143) дела учреждения общего среднего образования подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив учреждения.

Как организовать архив в вашем учреждении, какие приказы издать, какие требования законодательства учесть?

Ответы в материале.

 

Организация архива в учреждении образования

Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, учреждения образования создают архивы3.

Архив — это организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов4.

Архив организации обеспечивается фнеобходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами. Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями5.

Помещение архива должно быть защищенным от прямого попадания пыли, солнечного света, с соблюдением уровня влажности воздуха в нем, закрытым доступом для посторонних и соответствовать требованиям главы 33 Правил № 143.

Справочно:

требования к режимам хранения документов определены в главе 34 Правил № 143.

Работа архива в учреждении образования осуществляется в соответствии с требованиями Закона об архивном деле, Правил № 143, устава учреждения (положения об архиве), иными локальными НПА.

В статье более подробно остановимся на таких моментах, как:

- Чем кроме вышеуказанных НПА следует руководствоваться?

- Кто в учреждении образования является ответственным за архив лицом?

- Какие организационные документы необходимы для создания архива?

- Как формируется архивный фонд учреждения?

- Что такое экспертиза ценности документов и как ее проводить?

Формы документов*, содержащиеся в статье:

- Примерный образец приказа о назначении ответственного за архив

- Формы плана работы архива организации и графика приема дел в архив

- Форма паспорта архива организации

- Примерный образец приказа о создании экспертной комиссии

- Примерный образец протокола заседания экспертной комиссии

ВНИМАНИЕ! В февральском номере журнала вы найдете алгоритм подготовки и передачи дел на хранение в архив.

*Скачать образцы документов вы сможете на нашем сайте www.juristplus.by в разделе «Образцы и формы документов». Доступ предоставляется подписчикам посредством Логина и пароля.

С полной версией статьи вы можете ознакомиться, оформив годовую или полугодовую подписку на журнал либо приобрести январский номер журнала, в котором содержится эта статья.

Подписаться на журнал