Июль - Топ ошибок при предоставлении трудовых отпусков: заведующему на заметку

Журнал "Руководитель учреждения дошкольного образования" №7 (79) июль 2018

Автор: Светлана СЕМЕНИХИНА, юрист

Несложный на первый взгляд вопрос предоставления отпусков работникам зачастую вызывает немало затруднений. Как показывает практика, в учреждениях дошкольного образования нередко допускаются ошибки при предоставлении трудовых отпусков, вследствие чего трудовые права работников нарушаются.

Перечень таких ошибок, а также рекомендации нанимателям по их предотвращению рассмотрены в статье.

 

Ошибка 1. Отсутствие графика трудовых отпусков

Вопреки распространенному мнению о том, что график отпусков — это локальный документ, разрабатываемый исключительно по усмотрению нанимателя, его наличие является обязательным для всех организаций независимо от формы собственности и штатной численности работников.

С учетом положений ч. 2 ст. 168 ТК окончательный вариант графика трудовых отпусков должен быть составлен и утвержден нанимателем не позднее 5 января. Кроме того, он подлежит согласованию с профсоюзом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором).

Справочно:

коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика.

Форма графика трудовых отпусков приведена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25, и включает следующие - сведения о работниках:

- табельный номер;

- фамилию, имя, отчество;

- должность;

- месяцы, в которых планируется представление трудового отпуска и в которых он фактически предоставлен;

- основание изменения графика.

В данном документе следует предусмотреть также строки для проставления личной подписи и даты ознакомления работников с очередностью предоставления периодов отдыха. Отдельные наниматели практикуют включение в него отдельной дополнительной графы «Примечание».

 

Ошибка 2. Установление даты начала трудового отпуска без договоренности с работником

Согласно ч. 3 ст. 168 ТК дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

При этом законодательство о труде не требует ее обязательного указания в графике отпусков.

Если определить конкретную дату заранее невозможно, в графике целесообразно отразить лишь месяц, в котором работнику будет предоставлен отпуск. В дальнейшем конкретная дата ухода в отпуск будет определяться по заявлению работника и фиксироваться в приказе о его предоставлении.

Заведующему на заметку

В ситуации, если дата ухода в отпуск изначально согласована сторонами, для издания приказа о предоставлении отпуска заявление работника необязательно: он будет предоставляться на основании графика.

 

Ошибка 3. Неознакомление работников с графиком трудовых отпусков

С учетом положений ч. 2 ст. 168 ТК график трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников.

Конкретный способ такого ознакомления законодательством о труде не регламентирован.

На практике ознакомление работников с графиком отпусков зачастую осуществляется путем его размещения на информационной доске либо направления копии графика на электронную почту каждому сотруднику лично.

Вместе с тем наиболее предпочтительным следует считать письменное ознакомление с указанным локальным актом путем проставления в нем личной подписи работника в строке «Ознакомлен» и даты ознакомления. При возникновении конфликтной ситуации у нанимателя будет иметься подтверждение того, что работника надлежащим образом уведомили о времени предстоящего отдыха.

 

Ошибка 4. Нарушение условий предоставления трудового отпуска за первый рабочий год

Согласно ч. 1 ст. 166 ТК право на использование трудового отпуска (основного и дополнительного) за первый рабочий год возникает у работника не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя. При этом в отдельных случаях трудовой отпуск может быть предоставлен ему и до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации.

До истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работников, перечисленных в ч. 2 ст. 166 ТК. К ним относятся беременные женщины, совместители, работники, принятые на работу в порядке перевода, и др.

Помимо указанных случаев допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней.

На практике нередки нарушения, при которых трудовой отпуск работникам предоставляется до истечения 6 месяцев их работы в организации либо когда наниматель отказывается предоставлять положенный отдых ранее указанного срока работникам, относящимся к перечисленным в ч. 2 ст. 166 ТК категориям.

 

Ошибка 5. Неверное исчисление рабочего года работника, за который ему полагается трудовой отпуск

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, — промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Согласно ч. 1 ст. 164 ТК в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включаются:

- фактически отработанное время;

- время, в которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;

- время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года;

- время оплаченного вынужденного прогула;

- другие периоды, не отвечающие условиям, перечисленным выше, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год согласно ст. 164 ТК, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Пример

Если работник в период рабочего года с 21.07.2018 по 20.07.2019 использовал 18 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, его рабочий год следует сдвинуть на 4 календарных дня и исчислять его с 21.07.2018 по 24.07.2019. Следующий рабочий год, за который ему будет полагаться трудовой отпуск, следует исчислять с 25.07.2019 по 24.07.2020.

 

Ошибка 6. Неверное определение продолжительности трудового отпуска работника

Согласно ч. 1 ст. 155 ТК продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней.

При этом отдельные категории педагогических работников имеют право на более продолжительный основной отпуск. Условия предоставления и конкретная продолжительность такого отпуска определены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 января 2008 г. № 100.

Помимо основного отпуска работнику могут предоставляться также дополнительные отпуска:

- за продолжительный стаж работы (до трех календарных дней (ст. 159 ТК));

- дополнительный поощрительный отпуск (ст. 160 ТК):

- дополнительный поощрительный отпуск за работу по контракту (до 5 календарных дней (подп. 2.5 п. 2 Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»)).

Общая продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной части. При этом государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч. 2 ст. 151 ТК).

Распространенными ошибками, допускаемыми при исчислении общей продолжительности трудового отпуска работника, являются предоставление основного отпуска меньшей продолжительностью, чем определено законодательством, а также непредставление работникам, с которыми заключен контракт, дополнительного поощрительного отпуска.

 

Ошибка 7. Неуведомление работника о начале предстоящего трудового отпуска

В соответствии с ч. 1 ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.

Работник, которому трудовой отпуск предоставляется индивидуально, уведомляется в тот же срок письменно (ч. 2 ст. 169 ТК).

Конкретные формы и способы такого уведомления определяются нанимателем самостоятельно. Это могут быть письменные уведомления работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников.

Вместе с тем наиболее предпочтительным вариантом информирования работника о предстоящем отдыхе является подготовка персонального письменного уведомления, в тексте которого указываются дата начала отпуска, его продолжительность (количество календарных дней), рабочий год, за который предоставляется отпуск, и дата вручения уведомления.

Данный документ должен содержать также подпись работника, подтверждающую ознакомление с уведомлением, и дату такого ознакомления.

 

Ошибка 8. Предоставление трудового отпуска без оформления приказа (записки об отпуске)

Согласно ч. 1 ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Приказ о предоставлении трудового отпуска относится к приказам по личному составу с литерой «л» и сроком хранения три года (подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 (далее — Перечень)).

Согласно ст. 152 ТК помимо приказа (распоряжения, решения) предоставление трудового отпуска допускается оформлять запиской об отпуске. Примерная форма указанного документа утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 4 октября 2010 г. № 139.

 

Ошибка 9. Несвоевременная выплата среднего заработка за время трудового отпуска

С учетом требований ст. 176 ТК наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за два дня до начала отпуска.

Если труд работника организован с применением контрактной формы найма, средний заработок за все время отпуска должен быть выплачен ему не позднее чем за один день до начала отпуска (п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

В случае нарушения указанного требования трудовой отпуск по желанию работника может быть перенесен на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем (п. 5 ч. 1 ст. 171 ТК).

 

Ошибка 10. Нарушение требования о ежегодном предоставлении трудового отпуска

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка (ч. 2 ст. 153 ТК).

Из содержания ч. 2 ст. 170 ТК следует, что перенос части отпуска на следующий рабочий год допустим при совокупном наличии следующих условий:

- имеет место исключительный случай, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя;

- работник согласен на осуществление такого переноса.

Согласно ч. 3 ст. 170 ТК оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть предоставлена до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо использована им отдельно (ч. 4 ст. 170 ТК).

На практике нередко имеют место нарушения, когда положенный отдых не предоставляется работникам в течение нескольких лет работы в организации, а также когда перенос части отпуска на следующий рабочий год осуществляется без фактического использования 14 календарных дней отпуска в том рабочем году, в котором он должен быть использован работником.

 

Ошибка 11. Нарушение права работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года

В соответствии с ч. 1 ст. 171 ТК трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

1) при временной нетрудоспособности работника;

2) при наступлении срока отпуска по беременности и родам;

3) в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

4) при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

5) в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

6) с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

О причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска работник обязан уведомить нанимателя (ч. 4 ст. 171 ТК).

Продление или перенос отпуска оформляется приказом (распоряжением). Основанием для его составления является заявление работника, содержащее причину изменения периода предоставления трудового отпуска. К заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие фактическое наличие оснований переноса или продления отпуска (например, лист нетрудоспособности, справка-вызов из учреждения образования, в котором обучается работник, и др.).

 

Ошибка 12. Нарушение процедуры отзыва работника из трудового отпуска

Согласно ч. 2 ст. 174 ТК трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска).

Справочно:

конкретный перечень обстоятельств, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, может быть закреплен в коллективном договоре.

Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска по договоренности между работником и нанимателем может быть предоставлена в течение текущего рабочего года или по желанию работника присоединена к отпуску за следующий рабочий год либо компенсирована в денежной форме (ч. 3 ст. 174 ТК).

Отзыв из отпуска оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.

Справочно:

с учетом положений ч. 3 ст. 170 ТК осуществление процедуры отзыва работника из трудового отпуска допустимо лишь при условии, что он уже использовал 14 календарных дней отпуска либо использует их в дальнейшем в текущем рабочем году.

При этом следует учесть, что обязательным условием отзыва работника из трудового отпуска является наличие на то его согласия.

 

Ошибка 13. Нарушение порядка замены отпуска денежной компенсацией

Согласно ч. 1 ст. 161 ТК по соглашению между работником и нанимателем денежной компенсацией может быть заменена лишь часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день (за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 161 ТК).

Распространенными нарушениями, допускаемыми на практике при предоставлении денежной компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, являются выплата компенсации за весь трудовой отпуск, положенный работнику, а также осуществление компенсации в принудительном порядке без наличия согласия работника.

 

Подписаться на журнал